Groupes d’utilisateurs
💡 Ce guide explique ce que sont les Groupes sur la plateforme Publidata, à quoi ils servent et comment en créer un. Il est destiné aux administrateurs et aux agents qui organisent le travail en équipe.
Vue d'ensemble
Un Groupe est un ensemble d'utilisateurs de votre compte, réunis sous un même nom (par exemple « Service Urbanisme », « Accueil », « Espaces verts »).
Les groupes permettent d'organiser vos agents en équipes plutôt que de raisonner utilisateur par utilisateur. Au lieu de désigner trois personnes une par une, vous désignez le groupe : tous ses membres sont concernés en même temps.
Concept | Dans la vraie vie | Exemples |
Groupe | Une équipe ou un service au sein de votre organisation | Service Urbanisme, Accueil, Espaces verts, État civil |
Membre | Un utilisateur de votre compte rattaché au groupe | Un agent, un responsable de service |
💡 Bon à savoir : La création et la gestion des groupes sont réservées aux administrateurs du compte. Les membres d'un groupe n'ont pas besoin de droits particuliers pour faire partie d'un groupe.
1. À quoi sert un groupe ?
Organiser vos équipes
Un groupe rassemble plusieurs utilisateurs sous une même étiquette. Cela facilite le suivi du travail par service et donne une vision claire de qui fait quoi.
Affecter une demande à un groupe
Lorsque votre compte dispose de la gestion de la relation usager avec des formulaires, les demandes (réponses aux formulaires) reçues peuvent être affectées à un groupe plutôt qu'à une seule personne.
Concrètement, au lieu d'affecter une demande individuellement à chaque agent concerné, vous l'affectez au groupe : tous les membres du groupe sont notifiés et la voient apparaître dans leur espace. C'est l'intérêt principal des groupes pour le traitement des demandes.
Pour tout savoir sur l'affectation des demandes, voir le guide link.
💡 Astuce : Créez un groupe par service (ou par thématique) afin de router automatiquement les demandes vers la bonne équipe.
2. Comment créer un groupe
- Depuis la page d’accueil, accédez à la rubrique Groupes ou accédez à https://app.publidata.io/account/groups
- Cliquez sur Créer un groupe
- Étape 1 — Informations : renseignez le Nom du groupe (obligatoire) et, si besoin, une Description
- Étape 2 — Membres : recherchez et sélectionnez les utilisateurs à ajouter au groupe (recherche par nom ou par email)
- Cliquez sur Créer
Le groupe apparaît alors dans la liste des groupes du compte.
Informations d'un groupe
Champ | Description |
Nom | Le nom du groupe, affiché partout (obligatoire) |
Description | Une description libre du groupe (optionnelle) |
Membres | Les utilisateurs du compte rattachés au groupe |
3. Modifier un groupe
Une fois le groupe créé, vous pouvez le gérer depuis sa fiche, organisée en deux onglets :
- Informations : modifier le nom et la description
- Membres : ajouter ou retirer des utilisateurs
Vous pouvez également supprimer un groupe qui n'est plus utilisé.
4. Bientôt disponible : des droits spécifiques par groupe
🚧 À venir : Il sera bientôt possible de personnaliser des droits spécifiques pour chaque groupe. Vous pourrez définir précisément ce que les membres d'un groupe peuvent voir et faire sur la plateforme, pour un contrôle plus fin des accès par équipe.
5. Questions fréquentes
Qui peut créer ou modifier un groupe ?
Seuls les administrateurs du compte. Les autres utilisateurs peuvent être membres d'un groupe mais ne peuvent pas en créer.
Un utilisateur peut-il appartenir à plusieurs groupes ?
Oui. Un même utilisateur peut être membre de plusieurs groupes selon les services ou thématiques dont il s'occupe.
Que se passe-t-il quand on affecte une demande à un groupe ?
Tous les membres du groupe sont notifiés et la demande apparaît dans leur espace. Cela nécessite que le compte dispose de la gestion de la relation usager avec des formulaires. Voir le guide link.
Peut-on supprimer un groupe ?
Oui, depuis sa fiche. Les utilisateurs ne sont pas supprimés : ils sont simplement retirés du groupe.